Treinamento para Secretária Médica: Como Fazer?

Saiba Como Oferecer Um Treinamento para Secretária Médica para Garantir Atendimento Personalizado para os Pacientes e Eficiência no Suporte da Clínica.

Postado em 16/09/2022


 

A recepção é o cartão de visitas dos seus pacientes, por isso esse local precisa ser agradável, onde sua secretária precisa oferecer um bom atendimento. Visto que a postura e o preparo profissional da sua secretária, em geral, dita como o seu paciente irá chegar na sala de consulta, e se ele irá recomendar sua clínica para pessoas próximas.

Por isso, oferecer um treinamento para secretária é garantir um excelente atendimento na sua clínica, além de tornar o trabalho da profissional ainda mais eficiente. E para te ajudar com isso, listamos na sequência 5 dicas essenciais que você pode seguir para fazer um treinamento para secretárias. Confira!

 

1 - Trabalhe a comunicação

Parte das funções de uma secretária médica envolve atendimento. Isso inclui atendimentos presenciais, assim como também de maneira remota - via telefone, e-mail e também whatsapp. 

Por isso, no treinamento de secretária foque nas formas de como atender e abordar os pacientes. Sua colaboradora precisa saber se expressar, sendo clara em suas ideias e tendo cordialidade. 

Durante o treinamento de secretária instrua sobre como proceder nas mais diferentes situações, afinal, estando em contato direto com os pacientes ela poderá enfrentar desafios, como clientes nervosos, impacientes ou insatisfeitos. 

Elabore situações hipotéticas como um cliente que veio em um dia errado da sua consulta, e a resolução do problema. Tentar encaixar o paciente a fim de que ele não perca sua ida ao consultório, por exemplo, é uma opção. 

É claro que não é possível levantar todas as situações nas quais ela pode enfrentar, mas deixe claro que em qualquer situação de emergência ela pode ser um contato direto com você ou o gestor para a minimização do problema em questão.

 

2 - Apresente a rotina da clínica

Outro ponto importante a ser abordado durante o treinamento é mostrar como é a rotina da clínica médica. Esse processo envolve mostrar quais são suas funções diárias, como é feito o envio de e-mails para os pacientes, como é a plataforma médica usada e quais são os canais que ela precisa alimentar ou manter o contato com o paciente e a forma de abordá-los, por exemplo.  

Desta forma, deixe claro como e quais são as tarefas que precisam ser executadas e quais seriam as soluções para possíveis problemas. 

3- Oriente sua secretária sobre o fluxo de caixa

Visto que as secretárias fazem a cobrança das consultas, é necessário que eles tenham conhecimentos básicos em gestão financeira, principalmente referentes ao fluxo de caixa. Desta forma explique como são feitos os lançamentos de entradas e saídas de dinheiro.

Nesse sentido, também convém que se tenha conhecimento de como devem ser feitas as cobranças dos planos de saúde.

4 - Treine a resolução de problemas

Outro ponto importante a ser tratado é a resolução de problemas - seja referente aos pacientes ou fornecedores. Nenhuma clínica está livre deles, a questão é como os problemas serão tratados. 

Manter a calma, ser assertivo ou tentar minimizar com eficiência, são importantes para posições que lidam diretamente com pessoas. 

Desta forma, o treinamento de secretária precisa levar em questão situações simples como correção do cadastro do paciente no prontuário eletrônico. Até mesmo casos mais extremos de urgência médica. Sendo assim, proponha os problemas e apresente as estratégias mais adequadas para resolução. 

Além disso, estimule a criatividade da secretária, principalmente, para buscar por novas alternativas com os recursos disponíveis na empresa. Uma vez que a clínica tenha processos bem determinados e que a secretária tenha habilidades testadas na prática, o treinamento de resolução de problemas deve ser contínuo.

 

5- Elabore um manual de atendimento

Como mencionamos, o treinamento da secretária precisa ser constante, não somente em sua entrada.

Para isso, elabore um manual de atendimento, com dicas de abordagem e formas de lidar com cada indivíduo que pode ser consultado por ela em qualquer momento. Esse manual pode ser impresso ou digital e estar sempre disponível para consulta dos profissionais, de modo que suas dúvidas possam ser esclarecidas quando necessário.

Bem, agora que você já sabe como desenvolver um treinamento de secretária para suas colaboradoras, coloque tudo isso em prática e garanta um atendimento de excelência para seus pacientes. 

Para mais informações na gestão médica, continue acompanhando o blog da FORL. Aqui você terá dicas práticas e essenciais para otimizar sua rotina médica e garantir mais qualidade e reputação para sua clínica!